این سامانه با استفاده از سکوی قدرتمند نرم افزاری تیکا، اجرا و مدیریت فرآیند نظام پیشنهادات را از ارائه طرح تا آخرین مرحله را در یک محیط بسیار ساده اما کارآمد، امکان پذیر می نماید. نظام پیشنهاد به عنوان ساز و کار مناسبی برای انگیزش کارکنان و نیل به نوآوری سازمان معرفی می گردد. هر پیشنهادی می تواند برای سایر کارکنان معرفی گردد و مورد ارزشیابی و بازنگری قرار گیرد. با بکارگیری نظرات و پیشنهادات، سطح سازمان و شرکت خود را بالا ببرید.
نظام پیشنهادها چیست؟
۱- نظامی برای بهره‌مندی بیشتر ازظرفیت‌ها و توان فکری و خلاقیت موجود کارکنان در بهبود محصولات، خدمات، فرایندها ...
۲- نظامی برای ایجاد فضای مناسب و پویا برای گسترش یادگیری و خلاقیت در کارکنان و همچنین زمینه‌سازی برای استقبال و به‌کارگیری آن‌ها توسط مدیران در سازمان
۳- نظامی برای افزایش رضایت شغلی کارکنان از طریق فراهم کردن زمینه مشارکت آن‌ها در اداره سازمان و بهره‌مندی از مزایای مشارکت
۴- نظامی برای افزایش سطح همکاری و همدلی بین مدیران و کارکنان
۵- نظامی برای شتاب و استمرار بخشیدن به چرخه بهبود و مبارزه با سکون‌زدگی در سازمان
۶- نظامی برای ارتقا راندمان سازمان (شناسایی و حذف اتلافها، دوباره کاری‌ها، افزایش سود، بهره‌وری و ...) از طریق اجرای پیشنهادها
۷- نظامی برای بهبود اطلاع‌رسانی اقدام‌های بهبود صورت گرفته توسط افراد و واحدها توسط دیگر واحدها
۸- ایجاد بانک اطلاعاتی از اقدام‌های بهبود و گسترش و تعمیم ان در سایر بخش‌های سازمان
ماموریت اصلی نظام پیشنهادها
ایجاد فضایی در سازمان است که کلیه کارکنان را ترغیب نماید تا در زمینه کاری خویش گامهای کوچک مستمر رو به جلو بردارند و با بررسی پیشنهاد ها ارتقا کیفی کمی و کیفی خدمات و در نهایت ارتقا بهره وری را افزایش دهد.
مسیر حرکتی نظام پیشنهادها بهبود های کوچک در نظام پیشنهادات
اهداف استقرار نظام پیشنهادها:
1) کسب مزایای اقتصادی
-صرفه جویی اقتصادی از طریق حذف اتلافها
-بهبود فرآیندهای کاری در سازمان با اجرای پیشنهادهای مفید کارکنان
۲) بهبود فرهنگ سازمانی
- ارتقای روحیه مشارکت فردی و گروهی کارکنان در بهبود سازمانی
- همسو نمودن منافع فردی کارکنان با منافع سازمانی
- افزایش دانش شغلی کارکنان
- ایجاد بستر مناسب برای تبلور خلاقیت و استعدادهای کارکنان
۳)ایجاد بانک اطلاعاتی قابل دستیابی همگانی به گامها و فرصتهای بهبود
مزایای مورد انتظار از استقرار نظام پیشنهادها در سازمان
مزایای برای مدیران:
-مزایای اقتصادی ناشی از رفع اتلافها،کاهش هزینه ها
-جلب رضایت بیشتر مشتریان بابت رفع مسائل و سرعت بخشی به انجام کارها
-بهبود شگرف در فرهنگ سازمانی و رضایتمندی شغلی کارکنان
مزایای برای کارکنان:
-ایجاد فرصتی ارزشمند برای طرح نظرات و پیشنهادها
-دریافت پاسخ مستدل ،قدرشناسانه و سریع به پیشنهادها از مسئولین مربوطه
-وجود امکان درخواست تجدید نظر در بررسی پیشنهاد
-امکان کسب رضایتمندی و غرور شغلی از مشاهده مزایای به اجرا رسیدن پیشنهادها
-امکان کسب درآمد بیشتر از منشا فکر و خلاقیت برای کارکنان بعنوان پاداش پیشنهادهای پذیرفته و اجرا شده
-افزایش شادابی،جذابیت و مفرح بودن محیط کاری
-نهادینه شدن روحیه عارضه بینی ،تحلیل گری، مشارکت جویی و مسئله ستیزی در کارکنان بجای روحیه خمودگی و مسئله گریزی
-بازآفرینی روحیه دانش اندوزی و افزایش دانش و آگاهیهای شغلی کارکنان به واسطه جستجوی همیشگی کارکنان برای یافتن زمینه های بهبود در کار خود و ارائه پیشنهاد
ارتباط نظام پیشنهادها با سایر نظامها
1. نظام ارزیابی عملکرد مدیران
2. نظام ارزیابی عملکرد افراد
3. نظام آکورد
4. نظام ارتقا کارکنان
5. نظام بازبینی سبک رهبری
عوامل موثر در فعالیت نظام پیشنهادها:
- عوامل مدیریتی : تجربه نشان د اده است اصلی ترین عامل در اجرای موثر نظام پیشنهاد ها در هر سازمان عامل مدیریتی و نوع دیدگاه مدیران ارشد سازمان درقبال این تکنیک مدیریتی است.
- عوامل ساختاری: در بسیاری از سازمان ها دیده شده است که دلیل اصلی عدم توفیق اجرای نظام پیشنهادها ریشه در موانع ساختاری موجود و ناموفق بودن ساز و کار طراحی و یا دیکته شده برای اجرای این نظام در سازمان دارد. بر همین اساس همواره تاکید کمیته مرکزی و مرکز نوسازی و تحول اداری این است که ساز و کار نظام پیشنهادها منعطف و شناور و با توجه به اولویت ها و نیازهای سازمانی و همچنین ساختار فرهنگی و منابع انسانی سازمان تعریف و طراحی گردد.
- عوامل انگیزشی: از جمله راهکارهای مهم و اثرگذار در نهادینه سازی نظام پیشنهادات و مدیریت مشارکتی پیش بینی عوامل انگیزشی و تقدیر و ارائه پاداش به پیشنهاد دهندگان به روش های مختلف است. اثر گذاری امتیاز پیشنهاد در احکام کارگزینی و حقوق مستمنر و غیر مستمر کارکنان، ارائه پاداش های ریالی و غیره، شناسایی، ارائه عمومی و تقدیر از مجموعه پیشنهادات موثر و برتر در سطوح مختلف سازمانی و.. از جمله راهکارهای انگیزشی در این راستا است.
- فرایند و سازمان کار نظام (نیروی انسانی متخصص و تجهیزات): چگونگی انجام و فرایند پذیرش بررسی تصویب و اجرای پیشنهاد از جمله عوامل مهم در اجرای اثربخش نظام پیشنهاد ها در هر سازمان است. هرگونه اصلا ح و بهبود فرایند کار نظام پیشنهاد ها که منجر به تسهیل دریافت بررسی تصویب و نهایتا اجرای پیشنهاد های مفید و مصوب گردد باید توسط دست اندرکاران و مدیران می تواند در حداکثری کردن اثربخشی این تکنیک مورد استفاده قرار گیرد. استفاده از فناوری های نوین و دبیرخانه های الکترونیکی و تحت وب، اصلاح آئین نامه ها و دستورالعمل ها، کاهش زمان و مراحل بررسی تا تصویب و.... می تواند از جمله اینگونه اصلاحات باشد.
- عوامل فرهنگی :شاید از مهمترین دلایل عدم استقبال کارکنان از نظام پیشنهادها ناآگاهی از کارکردها و قابلیت های این نظام و نیز عدم توجه و شناخت نسبت به جایگاه مشارکت در ارتقا سازمان است. برای پیشبرد کار و کارکرد بهتر این نظام در سازمان یکی از اولویتهای مهم انجام فعالیت های فرهنگی، آموزشی و ترویجی است. برگزاری مستمر دوره های آموزشی ویژه مدیران، دست اندرکاران و کارکنان و اطلاع رسانی و آموزش مستمر از طریق رسانه های مکتوب و الکترونیکی سازمان و ....از جمله ایزار های قابل استفاده برای ارتقا این گونه آگاهی هاست.
